为何要对商务差旅进行战略管理?

环球旅讯 2008-10-13 22:19

企业应把商务差旅像管理企业其他可控制的花费一样进行管理。当差旅和有关招待活动已被纳入计划并已进行预算,采取战略性管理的效果将能够达到事半功倍的效果,并且还能节约成本。

      对于业务范围遍及全国、各地区或者全世界的大多数企业而言,商务差旅对其发展是至关重要的。在世界不同地区,面对面交流与沟通是经常需要的,而商务差旅使这样的交流得以实现,从而让企业获得更多业务机会,建立起重要的合作关系,并保障新业务顺利开展。

  因此,企业应把商务差旅像管理企业其他可控制的花费一样进行管理。当差旅和有关招待活动已被纳入计划并已进行预算,采取战略性管理的效果将能够达到事半功倍的效果,并且还能节约成本。

  实现有效的差旅管理,需要一家专业的差旅管理公司协助管理,因为他们了解你与众不同的差旅模式和需求。与一家专业的差旅管理公司密切合作,并在差旅管理中遵循以下四要素,你就可能赢得更多时间,节省大量成本。

  进一步完善企业差旅体系,如“需求管理”
  最大化减少空中旅行成本
  尽可能获得酒店预订的最优价格
  保障商务旅行者的人身安全

1、 进一步完善企业差旅体系

  企业差旅的整体效率很大程度上是由企业文化决定的。员工们关注的是他们何时、何地乘坐航班,选择的是哪家航空公司,将会入住哪家酒店。以上种种因素都将最终影响到整个差旅行程的成本效率。在商务旅行中,通过倡导健康的企业文化,采取始终如一的、集中的管理方法是非常重要的,能减少很多不必要的开支。

  通过与你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价,也称做当天最佳票价。

  “需求管理”是一种整体分析方法,它不仅关注企业文化,也会从旅行的必要性、频率和价格等各方面进行考虑。运用“需求管理”的方法,可以通过以下方式进一步提高差旅管理水平。

  对公司员工通常情况下的商务差旅作出评估,与专业的差旅管理公司合作,找出可以减少开支的项目。

  对于你最为关注的因素进行考虑,为你的员工提供高效、灵活、安全的商务差旅,或者寻求最低花费的差旅方式。

  制订一个集中的差旅政策,让每个人都有章可循,并且通过更强的谈判和购买能力,以得到最具竞争力的价格

  确保你的员工能够遵照该政策。

  通过一家专业的差旅管理公司进行所有的预订工作,有助于差旅政策的遵循和长期的费用节省。

2、 最大化减少空中旅行成本

  企业的差旅费用主要用来自航空旅行。你可以通过一系列策略对公司空中旅行的成本效率进行优化,具体包括:

  每当公司预订机票的时候,通过你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价,也被称做当天最佳票价。

  尽可能早去预订机票。

  把分析出行情况作为差旅政策的一个部分,看是否能预订性价比更高的行程(比如,国内旅行选择经济舱、适当时候给予奖励、以普通舱代替头等舱等措施。)

  对于短距离飞行,可以考虑选择更低价格的机型。

  你的员工中可能会有人不按照这样的规章去进行各项预订,这也需要事先考虑到,并制定相关防范措施。

3、 尽可能获得酒店预订的最优价格

  除了空中旅行,在企业差旅费用预算中,占据较大比例的就是住宿酒店的开
支了。你的商务差旅管理顾问能够协助你优化现有的酒店预订方案,从而节省更多成本。例如:

  预算房间数量作为谈判价格的有力筹码。

  对员工将要去的目的地进行考察,综合考虑各项因素,在同样便利的情况下,看是否有更高性价比的选择,最后再作出决定。

  就住宿的费用总额与对方进行商谈,包括根据公司要求提供的增值服务(比如,长途电话、食物和饮料以及洗衣服务等等),在总体增加的旅行开支中节省这部分费用。

  根据费用控制是否异常,来监测公司酒店预订方案执行情况。

       搜集与上年同期相比较的一些数据,包括城市平均消费水平统计报告。

  以公司与酒店协议价格为基准,在市场中寻找与之规模相当的加以比较,确保在目前市场条件下,你的价格是非常具有竞争力的。

  如果发现公司与协议酒店签定的价格并不具有竞争力,可提出双方再行商议。

  基于对酒店的深入了解和丰富的行业经验,提出专业性的建议。

    编写易于使用的酒店名录,并对公司酒店预订方案加以标注。

  确定公司与酒店的协议价格已输入到酒店方的预留系统中,并确保在线预订同样精确,并且可行。

  在可能的情况下,将公司所有酒店预订方案交予你的专业差旅管理顾问,让其代为谈判,争取最低价格。

4、 保障商务旅行者的人身安全

  风险管理计划是保障旅行者安全的重要部分。你的差旅顾问能够协助你关注那些正在旅行中或计划出行的员工。

  至少要采纳以下几个步骤:

  确保最主要的差旅政策是适用的,并已将旅行者的情况提供给你的商旅顾问。

  行程中所有的预订工作通过一家专业的差旅顾问公司来完成,并确保全公司都将遵循差旅政策,这样,一旦遇到紧急突发情况,旅行者能迅速被妥善安置。

  为你的旅行者办理全程保险。

  在你的旅行者启程以前,对他们健康方面的注意事项提出建议,例如接种疫苗,服用一些预防性药物等。

  每次商务旅行之前,对潜在危险作出判断。

  出发前,确保所有的签证、护照以及外币兑换手续准备妥当。

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