为何要对商务差旅进行战略管理？

      对于业务范围遍及全国、各地区或者全世界的大多数企业而言，商务差旅对其发展是至关重要的。在世界不同地区，面对面交流与沟通是经常需要的，而商务差旅使这样的交流得以实现，从而让企业获得更多业务机会，建立起重要的合作关系，并保障新业务顺利开展。

　　因此，企业应把商务差旅像管理企业其他可控制的花费一样进行管理。当差旅和有关招待活动已被纳入计划并已进行预算，采取战略性管理的效果将能够达到事半功倍的效果，并且还能节约成本。

　　实现有效的差旅管理，需要一家专业的差旅管理公司协助管理，因为他们了解你与众不同的差旅模式和需求。与一家专业的差旅管理公司密切合作，并在差旅管理中遵循以下四要素，你就可能赢得更多时间，节省大量成本。

　　进一步完善企业差旅体系，如“需求管理”
　　最大化减少空中旅行成本
　　尽可能获得酒店预订的最优价格
　　保障商务旅行者的人身安全

1、 进一步完善企业差旅体系

　　企业差旅的整体效率很大程度上是由企业文化决定的。员工们关注的是他们何时、何地乘坐航班，选择的是哪家航空公司，将会入住哪家酒店。以上种种因素都将最终影响到整个差旅行程的成本效率。在商务旅行中，通过倡导健康的企业文化，采取始终如一的、集中的管理方法是非常重要的，能减少很多不必要的开支。

　　通过与你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价，也称做当天最佳票价。

　　“需求管理”是一种整体分析方法，它不仅关注企业文化，也会从旅行的必要性、频率和价格等各方面进行考虑。运用“需求管理”的方法，可以通过以下方式进一步提高差旅管理水平。

　　对公司员工通常情况下的商务差旅作出评估，与专业的差旅管理公司合作，找出可以减少开支的项目。

　　对于你最为关注的因素进行考虑，为你的员工提供高效、灵活、安全的商务差旅，或者寻求最低花费的差旅方式。

　　制订一个集中的差旅政策，让每个人都有章可循，并且通过更强的谈判和购买能力，以得到最具竞争力的价格

　　确保你的员工能够遵照该政策。

　　通过一家专业的差旅管理公司进行所有的预订工作，有助于差旅政策的遵循和长期的费用节省。

2、 最大化减少空中旅行成本

　　企业的差旅费用主要用来自航空旅行。你可以通过一系列策略对公司空中旅行的成本效率进行优化，具体包括：

　　每当公司预订机票的时候，通过你的差旅管理公司查询最低和最适合的票价，也被称做当天最佳票价。

　　尽可能早去预订机票。

　　把分析出行情况作为差旅政策的一个部分，看是否能预订性价比更高的行程（比如，国内旅行选择经济舱、适当时候给予奖励、以普通舱代替头等舱等措施。）

　　对于短距离飞行，可以考虑选择更低价格的机型。

　　你的员工中可能会有人不按照这样的规章去进行各项预订，这也需要事先考虑到，并制定相关防范措施。

3、 尽可能获得酒店预订的最优价格

　　除了空中旅行，在企业差旅费用预算中，占据较大比例的就是住宿酒店的开
支了。你的商务差旅管理顾问能够协助你优化现有的酒店预订方案，从而节省更多成本。例如：

　　预算房间数量作为谈判价格的有力筹码。

　　对员工将要去的目的地进行考察，综合考虑各项因素，在同样便利的情况下，看是否有更高性价比的选择，最后再作出决定。

　　就住宿的费用总额与对方进行商谈，包括根据公司要求提供的增值服务（比如，长途电话、食物和饮料以及洗衣服务等等），在总体增加的旅行开支中节省这部分费用。

　　根据费用控制是否异常，来监测公司酒店预订方案执行情况。

       搜集与上年同期相比较的一些数据，包括城市平均消费水平统计报告。

　　以公司与酒店协议价格为基准，在市场中寻找与之规模相当的加以比较，确保在目前市场条件下，你的价格是非常具有竞争力的。

　　如果发现公司与协议酒店签定的价格并不具有竞争力，可提出双方再行商议。

　　基于对酒店的深入了解和丰富的行业经验，提出专业性的建议。

    编写易于使用的酒店名录，并对公司酒店预订方案加以标注。

　　确定公司与酒店的协议价格已输入到酒店方的预留系统中，并确保在线预订同样精确，并且可行。

　　在可能的情况下，将公司所有酒店预订方案交予你的专业差旅管理顾问，让其代为谈判，争取最低价格。

4、 保障商务旅行者的人身安全

　　风险管理计划是保障旅行者安全的重要部分。你的差旅顾问能够协助你关注那些正在旅行中或计划出行的员工。

　　至少要采纳以下几个步骤：

　　确保最主要的差旅政策是适用的，并已将旅行者的情况提供给你的商旅顾问。

　　行程中所有的预订工作通过一家专业的差旅顾问公司来完成，并确保全公司都将遵循差旅政策，这样，一旦遇到紧急突发情况，旅行者能迅速被妥善安置。

　　为你的旅行者办理全程保险。

　　在你的旅行者启程以前，对他们健康方面的注意事项提出建议，例如接种疫苗，服用一些预防性药物等。

　　每次商务旅行之前，对潜在危险作出判断。

　　出发前，确保所有的签证、护照以及外币兑换手续准备妥当。