大型企业的差旅管理心得：建商旅管理平台易，运营难

近十年来，中央连续出台了一系列改进作风规定，例如在2012年底中共中央政治局召开会议，审议通过了中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定。

此后，根据中央八项规定精神，国有大型企业对差旅进行了从严管控，但由于国央企员工数量庞大，大多差旅管理以“事后管控”为主，差旅违规现象仍有发生，审计合规风险大；此外，国央企涉及业务广泛，各种显性、隐性成本难以把控，造成国央企差旅管理成本较大。

因此，部分企业委托第三方TMC公司或服务商进行差旅管理，但有的企业则是自建了商旅平台。国央企自建商旅平台的成效又如何？

在3月14日环球旅讯数智论坛·商旅会奖专场（北京站）上，环球旅讯邀请到国网商旅云技术有限公司执行董事、副总经理寸志清以及中国石化商旅总经理贺莹，就“自己管还是交由第三方？大型企业的差旅管理思考”开展了一次深度对话。本场对话由环球旅讯CEO李超主持。

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为何企业要自建商旅管理平台？

根据环球旅讯此前的报道，早在2016年，中石化就意识到自建商旅平台的重要性。

贺莹谈到，中石化选择商旅平台自建的模式，首先与企业规模有关。中石化属于国有特大型能源集团，业务分布广，经营规模大，员工数量也是处于百万级的，因此这便使得差旅的集中管控非常有必要。

2018年，中石化已率先在央企领域实现全集团财务共享，这意味着在内部不同的事业单元之间相同的、重复设置的财务流程集中到集团独立的共享中心处理，所以中石化商旅是基于财务共享模式下建立的商旅平台。

另外，企业是否自建商旅平台，也与企业自身的基础设施有关。中石化在2006年开始实行信息化建设的“六统一”（统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理），商旅平台也概莫能外。

“中石化的费控、ERP、集中核算系统、资金系统都是统一建设的，这样就为商旅平台嫁接其他的平台形成了一条自然连接的‘高速公路’。”贺莹说道。

而在寸志清看来，国家电网自建商旅平台的初衷与中石化有相似之处，但更重要的是从国家电网财务数智化转型角度考虑做出的战略选择。 

寸志清介绍，国家电网从2002年成立至今，在财务管理方面一共经历了三个阶段：一是2002年至2008年的财务标准化建设阶段，二是2009年至2017年的财务集约化管理阶段，三是2018年至今的财务数智化转型阶段。而国网商旅的诞生，恰恰是出于财务数智化转型的考虑。

“在这个过程中，国家电网梳理了全集团的的差旅流程标准，形成了目前覆盖国家电网各业态13种差旅出行场景的差旅规则标准、流程制度，管控了900多项标准规则，还有200多类业务流程。”寸志清说道。

如此繁杂的管控规则，加上差旅管理系统必须与企业内部的协同办公、员工主数据以及财务管理等系统相贯通，寸志清认为，自建差旅平台是国家电网开展商旅统一管理的最优解。

在自建商旅平台的背景下，中石化以及国家电网在机票和火车票预订方面基本上能做到95%的集中管理程度。但贺莹也坦言，在酒店方面可能集中管理程度仅有75%，这是由于部分偏远地区、位于四五线城市的酒店还未完全整合至系统中。

02

建平台易，运营平台难

大型企业自建商旅平台的重要性不难理解，而从有想法，到落地，再到完全在企业内普及，则需要花费不少功夫。

据贺莹回忆，中石化首先是在集团层面建立了商旅平台建设领导小组，由财务牵头，相关部门如企业改革部门以及综合部门参与其中，最后由财务共享中心执行，负责平台的运营、服务及管理。

寸志清也认为，由财务牵头自建商旅平台最有优势，能从费用管控的角度出发，实现差旅全流程全环节的费用、标准、凭证的规范统一和落地应用。而从国家电网的实践来看，财务部门牵头、与数字化、办公室、人力资源等部门协同配合，是较好的管理和运行机制。

财务部门之所以在大企业自建商旅平台的过程中占据重要地位，这是由于在差旅链条中，由于涉及员工以及酒旅合作方的数量庞大，这就使得财务核算的工作量极大，对集团的财务工作造成一定的压力。

但平台建成后也并非一劳永逸，需要逐步落地推进平台的应用，方可起到提升差旅集中化管理的作用。

以国家电网为例，寸志清谈到，首先国央企的执行力较强，能保证平台在建成后应用到各个子企业；其次，平台确确实实为员工的差旅、财务的核算等带来系统的改变，诸如效率的提升、管理的规范，以及智能化的服务。因此，平台的应用推进也就成为自然而然的事情。

“这个过程需要企业、员工以及平台的运营方去共同推进的。集团需要有强有力的管控政策的支持；需要对员工行为进行引导，或是行为习惯的培养；平台运营方需要不断地去迭代优化产品，让用户在使用商旅平台过程中有获得感、幸福感，这样他们才会更愿意使用。”寸志清谈到。

根据寸志清介绍，国网商旅平台从2018年开始试点应用，到2020年初，国家电网旗下60多个二级单位，近3000家会计主体就已经实现了全面应用。

“建平台容易，运营平台难。”贺莹对此也感同身受，“平台运营需要有三个保障，技术保障是引擎、资源保障是燃料、服务保障是根基。在此基础上，才能真正成为一个管理有效、企业满意、员工爱用的商旅平台。”

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对差旅平台未来发展的遐想

目前无论是中石化商旅还是国网商旅，两个平台都已经有了一定的成熟的应用。而对于自身平台在未来如何完善，贺莹与寸志清则分享了自己的看法。

贺莹认为目前石化商旅的基础产品资源丰富度以及覆盖率还有待提升。“一旦员工要前往偏远地区出差，则会遇到没有协议酒店可住的情况，因此在基础产品丰富度上还要继续下功夫。”

而在针对小连锁酒店或单体酒店，一方面石化商旅寄希望于合作的供应链将这部分酒店引入资源库中，另一方面石化商旅也在建设商旅平台的三期，打造运营中台，届时中小酒店也能通过平台直接与中石化旗下的公司对接，以此扩大石化商旅酒店资源的覆盖面。

无独有偶，针对与中小酒店的连接，国网商旅也预计于4月份上新的酒店运营中台，届时通过双边的直连，酒店能与国网旗下企业在线上连接，扩大商旅酒店覆盖。

除了基础的服务外，贺莹还谈到增值服务的重点。中石化集团内部超过80万的员工、200余个企业主体，他们经常除了会出差、开会，还有党建、团建、工会活动，目前石化商旅对此还未完全铺开，这也是今年的工作重心之一。

对此，中石化商旅准备自建一套属于MICE的资源库——只要符合的会议型酒店都纳入其中，预计将在4月份推广至集团下属的全部企业。

在海外业务方面，由于中石化在全球布局的业务相当广泛，因此石化商旅也希望能够打造GBS，（即Global Business Service Center 全球商务服务中心）为海外差旅管理布局。

寸志清对于未来商旅平台的运营提升和提质增效还有进一步的期待。“在刚上线的一段时间，平台更多考虑的是在合规前提下，尽可能提升员工使用平台的满意度，因此在人工服务上投入相对较大，但随着平台的成熟完善和员工习惯的养成，后续要更多通过自动化、智能化手段解决服务难题，更好实现提质增效和优质服务，也逐步降低平台的运营成本。”