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差旅买家视角观察:企业如何管理酒店采购项目

在位置、价格、便利度、舒适度之间寻找平衡点。

近年来,很多酒店集团大力营销,通过各类优惠和福利吸引旅客在官网直接预订。而对于差旅需求,这种C端营销作用不大,因为员工可以预订哪家酒店,主要是由公司决定的。

大多数大企业都制定了差旅规章制度,要求员工从指定合作供应商列表中选择,而且要通过企业预订工具和指定差旅管理公司(TMC)进行预订。

那么,企业差旅买家如何选择合作酒店?TMC在其中又是如何发挥作用的呢?

酒店业B2B支付服务供应商Onyx CenterSource与比利时生物医药公司优时比(UCB)全球差旅会议及出行管理负责人Geert Behets进行了讨论。

UCB选择合作酒店的标准

Behets表示,在选择合作酒店时,要同时考虑位置、价格、便捷度和舒适度,力求达到最佳平衡。位置是优先考虑因素,但即使酒店与客户的目的地距离最短,酒店也不能仅凭这一点就签下订单。哪怕酒店就在公司附近,如果品质不过关,差旅经理也不会考虑。

价格同样重要。Behets表示,UCB会列明每个员工在不同城市每晚的住宿支出限额,但也会考虑便捷度和位置。如果性价比高,差旅经理愿意略微提高预算。

UCB如何进行招标?

UCB在全球40个国家都有业务,Behets和他的团队无暇亲自与多家酒店商谈合作事项,而是将招标事宜外包给了酒店解决方案供应商HRS

Behets非常看重酒店是否能够提供合约价房源保证(LRA)。如果签订LRA协议,即使合作酒店只剩下最后一间客房,出差的员工也可以享受合约价。Behets表示,不希望合作的酒店只针对单一的房型提供合约价。为避免一些酒店在签订LRA协议时,限定某几个房型,Behets经常会与HRS核对条款,确保UCB的出差员工入住酒店时,都能享受合约价,除非酒店客房售罄。

在招标过程中,Behets会从UCB的全球费用管理工具中导出多项数据,包括房价、间夜量、员工入住酒店的额外消费等,并由HRS提供给潜在供应商。Behets表示,关于支出和入住间夜量等信息,企业提供的信息越齐全,酒店提供的协议价就会有越大的折扣。

Behets也会时常收到UCB员工的建议,可以与一些酒店建立合作。他要求潜在合作酒店的价格必须低于UCB在该城市的预算上限,而且要包含早餐和无线网络服务。

与此同时,在所有招标中,住宿安全都是至关重要的,Behets也会考虑酒店的烟雾报警等安全装置是否齐全。

如何定义与酒店之间的伙伴关系?

酒店公司通常说,他们与企业客户之间不是单纯的买家与供应商关系,而是真正的合作伙伴关系。但Behets对此并不认同。他认为,酒店要与企业成为真正的合作伙伴,至少需满足两个条件:其一,签订为期两年的折扣协议;其二,没有限定入住日期。“如果达不到这两个标准,酒店客房与其他商品无异。”

Behets表示,如果酒店能够满足标准,就能实现双赢,他会在公司内部社交平台推荐该供应商。

动态定价

Behets并不推崇动态定价模式。在他看来,动态定价是偏袒酒店方的不对等方式,相当于企业向酒店保障了订单生意,但却只能寄希望于酒店会提供折扣。他更倾向于与酒店协商折扣价格。

差旅服务供应商的角色

UCB将酒店谈判业务外包给HRS,从而确保员工通过差旅管理公司BCD Travel及UCB的在线预订工具预订酒店时,也可以享受协议价。在欧洲,很多公司都会通过TMC处理大部分差旅事务,而把酒店合作事宜交由HRS这样的专业公司来处理。

Behets表示,无论员工采用哪些预订渠道,要确保这些渠道提供的价格具有足够的竞争力,这样他们就不会通过酒店官网或OTA预订。尽管企业已经有明确的差旅管理制度,但差旅经理们仍在确保出差员工采用指定预订渠道上面临挑战。无论企业的管理制度多么完善,出现40%的非指定渠道预订仍是常事。

Behets表示,当员工知道公司在与HRS和BCD合作,就知道他们能享受最优惠的价格,这一点非常重要。如果他们有更好的选择,可以预订其他酒店,但是出于安全考虑,也要通过HRS或BCD预订。如果员工只看重价格,可能就不会比较预订条件。他们或许会拿到相当优惠的价格,但没有意识到需要提前支付,而且不能取消。

参考资料:
Inside the mind of a travel buyer: How one company manages its hotel program. (Onyx CenterSource)

王瑶
王瑶

环球旅讯

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