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详解酒店“采购到支付”全流程及自动化

通过自动化降低成本,提升效率。

酒店实现成功经营的关键是什么?不同的人会有不同的答案,而大多数人都会提到顾客体验。这不无道理。但酒店在前台为顾客提供优质服务的同时,也离不开后台的顺利运转。

今天我们来了解一下采购到支付的流程,看看酒店该如何优化系统,以及实现自动化后能够产生的效益。

什么是“采购到支付”?

采购到支付(procure-to-pay)是指,企业从识别需求、申请采购到最终为所需产品和服务付款,期间所涉及的系统化流程。

采购到支付并不包括采购的所有环节,其重点是流程中的采购、对账和付款部分。

战略采购、生命周期评估、供应商对接和供应链管理,并不在采购到支付的范畴。

采购到支付的步骤

标准化流程可以减少不必要的开支,提升采购效率,推动订单和供应商管理,最终提高产出。

常规化的采购到支付流程包含以下几个步骤:

1. 确定业务需求:相关人员认为需要某项产品和服务来完成工作,他们可能会自行评估最合适的产品和服务。

2. 需求申请:相关人员正式提交采购申请,开启审批和采购流程。

3. 审批通过:请购单经过标准化审批流程,得到所有相关部门和人员的批准,之后由财务部发放资金。

4. 创建采购单:获批后,相关人员开立正式采购单(PO),注明订单处理和货物交付所需的所有信息。

5. 采购单获批:采购需求获批后,完整的PO通常需单独进行评估和审核,以减少错误,明确要求,确保采购和对账过程更顺利。PO获批后,就会发送给供应商。

6. 收货:供应商完成订单并交付,收货方进行检查、核对,如果出现不对等或质量不达标的情况,收货方可以拒绝签收。

7. 评估供应商的表现:货物签收、核对完成后,对供应商的表现进行评估,包括是否按时交货、订单准确度、产品质量及完好程度,等等。所有问题都可以在该环节提出,并作为以后采购决策的参考。

8. 发票审批:该环节检查货物与请购单、采购单及发票上的信息是否一致,如果完全匹配,财会部门就可以开发票。

9. 向供应商付款:这是采购到支付过程的最后一步。采购方根据采购订单或合同条款,将审批的款项支付给供应商。有时候,企业及时支付发票款项,也可以获得付款折扣等权益。

如何优化采购到支付流程?

1. 建立标准化审批流程

  • 创造良好的环境,让员工能够得到所需的支持
  • 确保采购申请符合预算和实际需求
  • 降低从不知名的供应商那里进行采购的风险,避免未经批准的采购行为
  • 提高数据透明度,减少冗余信息,让财务部门进行追踪、分析、预测支出

该流程无需事无巨细地列明所有事项,只需制定审批框架,让提出申请的人有心理预期。整个流程应该便于执行、追踪,且适用于每次采购,能够不断完善采购到支付的流程。

整个审批流程需包括:

  • 标准化申请表,列明所有必要信息
  • 启动申请和审批的第一责任人
  • 详细说明获得审批需满足的条件
  • 复盘过程,对整个采购过程进行评价,推进与供应商的合作关系,更新供应商列表

2. 列出每个部门的职责

每个采购审核部门都有各自的标准化要求,这对于确保高质量采购、降低风险十分重要。相关人员和部门及要求可能包括:

  • 内部部门主管:根据当前技术系统或合作协议,选出最佳供应商或整合资源。
  • 法务:列出执行合同保护机制的详细条款,包括服务水平协议、停工条款、灾后恢复职责、仲裁,等等。
  • 安全:完成供应商问卷,评估安全和风险管理门槛。
  • 财务:预算或项目关键节点报告,辅助制定预算和预测。

要确保顺利通过审批,要在同一个地方列明这些要求并归档。

将对各部门的要求列入整个流程中,有助于相关人员形成清晰的认知并提前准备,从而减少无效沟通,防止采购延期,提升整体效率。

3. 推进流程自动化

随着公司业务的扩张,采购流程及合同管理会随之变得更加复杂,相关部门的工作量也会加大,手动处理采购到支付流程就会心有余而力不足。

这时候就需要考虑实现流程自动化。这不仅可以减轻采购人员的负担,还能够让核心职能团队将时间留给更有价值的事情。

采购到支付自动化软件如何运作?

采购软件会创建一个中心化、自动化流程,涵盖选品到支付的系列环节。

在前端,该系统会通过云系统自动推进采购流程。用户可以登陆合作供应商数据库的物品目录页面,并根据预算和参数下单。

该系统比较灵活,管理者能够根据用户、部门、类别或位置等参数设置规则。

在后端,采购到支付软件则可以对很多重复、手动流程进行自动化处理。在产品目录页面下单后,就会进入自动化审核流程,审批通过且交货完成后,可以在系统内审核发票、对账,然后由系统自动完成支付。

该系统采用AI和机器学习技术,自动处理数千张发票,确保流程准确,信息一致,自动完成支付,无需员工手动输入信息。

电子发票也能够实现统一支付。

采购到支付的自动化有哪些益处?

采用自动化电子采购系统,能够提升每个环节的效率。

具体来说,它能带来的益处包括:

  • 确保采购过程与预算、规范和合作供应商列表保持一致
  • 当需要从不同地方采购时,可能提高供应链管理效率
  • 降低发票开具成本
  • 通过整合发票和支付流程,稳定并提升现金流
  • 降低成本,增加收入
  • 实时查看数据并确保同步,便于支出管理

采购到支付软件的价值不仅在于提升效率,确保采购品质,还能够降低成本,减少企业内部不必要的支出。

参考资料:
1. BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)
2. What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)

王瑶
王瑶

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