“3S+T差旅管理天平”如何在实践中发挥效能?

天平模型包括四个关键要素,分别是Security,Saving,Service,Travel policy。

之前我们探讨了为什么要研究差旅管理。今天我来分享一个放之四海而皆准的差旅管理模型:3S+T的差旅管理天平。这个模型是笔者在多年的差旅管理实践中总结出来的一大法宝,了解和掌握了该原则能够帮助差旅管理者,在整个管理实践过程中游刃有余。

模型包括四个关键要素,它们分别是Security(安全),Saving(成本节约),Service(服务),Travel policy(差旅政策或者财务报销政策)。

四要素中,Security (安全)是基础,两边托起了Saving(成本节约)和Service(服务)。Travel Policy(差旅政策/财务报销政策)是组织文化的体现和渗透,起到了调节左右的作用,它决定管理者的倾向性。各个组织的管理天平并不需要保持平衡的状态,而是依据各自特色,各自所处的不同管理周期,保持一种合理的姿态。

针对模型中的四要素,我做以下简单的介绍。

Saving (成本节约)

在差旅管理实践中成本节约是第一大可见可控的要素。所以,很多企业的差旅管理者都会比较直观的从成本节约入手。这里的成本包括经济成本以及时间成本。很多差旅管理者会单纯的陷入经济成本控制的误区,但实际上,时间成本的考量也非常关键。例如,一个很复杂的流程,可以严格控制每一个差旅产品的费用成本,但是这里忽略了参与者的时间成本效应,这也不是真正意义上的成本节约。成本节约是平衡经济成本和时间成本的节约。成本节约的着眼点广泛渗透到所有差旅因素中。

Service (企业内部User差旅服务及管理的体验)

差旅事件是关乎于企业每个员工的事件,无论是出行者还是企业内部管理者都会牵扯其中。差旅事件涉及到很多内外部流程、供应商服务等,每一个环节都会给参与者带来不同的体验。所以“服务”这个概念一定是差旅全流程优化的基础指导思想。

Security (安全)

安全是企业差旅的基石,所有的一切制度、流程都是建立在安全的基石之上。所谓安全是指整个差旅流程当中每个节点的安全,它包括但不限于出行要安全、数据要安全等。出行者的人身安全是首先要考虑到的,出行者乘坐的交通工具是否安全,出差目的地的社会环境,自然环境是否安全,目的地的住宿场所是否安全,当地交通是否安全,这些种种因素都是差旅管理者要无时无刻不谨记在心的。如何建立一整套差旅管理中联动的安全机制,是管理者永恒的话题和探索。

T (travel policy 差旅政策)

天平的杠杆就是T,也就是说差旅政策是平衡成本节约和用户体验的调节者。每个组织差旅政策的制定都会依据企业所处发展生命周期、自身企业文化、企业发展战略有所倾向。例如,创业型组织在高歌猛进的发展扩张期间,其差旅政策的制定一定不能采取严格管控的方式,这样势必会造成组织的内耗,而拖慢整体效率。

差旅管理天平是可以用作管理实践的指导工具之一,掌握它,使用它,赋予它更多的内涵是差旅管理人可以去尝试的。

下次,我们想更加深入的探讨每一个要素中的各种故事。

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